電車やバスで移動することが多い個人事業主にとって、 Suica・PASMOなどの交通系ICカードは便利です。
しかし帳簿を付けるとき、
「Suicaに1万円チャージしたら、その1万円を旅費交通費にしていい？」
「個人用Suicaで仕事の電車代を払ったら？」
「コンビニでSuicaを使った場合も旅費交通費？」
と迷う方も多いでしょう。
重要なのは、 「チャージ」と「実際に使った取引」を分けて考えることです。
この記事では、 個人事業主がSuica・PASMOなどの交通系ICを使った場合について、 チャージ時・利用時・私用混在・個人用IC・モバイルSuica・インボイス まで仕訳例付きで解説します。
まず結論
・Suica・PASMOへのチャージ → 原則としてチャージしただけでは旅費交通費ではない
・事業専用ICへチャージ → 「仮払金」などで管理すると分かりやすい
・電車・バスを仕事で利用 → 「旅費交通費」
・個人用Suicaで仕事の電車代を払った → 「旅費交通費 / 事業主借」
・Suicaで事務用品を購入 → 旅費交通費ではなく消耗品費など
・仕事と私用が混在 → 事業で使った部分だけを必要経費にする
Suica・PASMOへのチャージは経費になる？
結論からいうと、 SuicaやPASMOへお金をチャージしただけでは、 原則としてその全額を旅費交通費にするのは適切ではありません。
たとえば、 事業用のSuicaへ10,000円チャージしても、 その時点ではまだ 電車やバスに10,000円分乗ったわけではありません。
交通系ICの中に 10,000円分の残高が移った状態です。
そのため、 事業専用ICを帳簿上で管理する場合には、 チャージ時は 「仮払金」などの資産科目 を使って管理し、 実際に交通機関を利用したときに 旅費交通費へ振り替える方法が分かりやすいです。
事業用Suicaへ10,000円チャージした場合
| 借方 | 金額 | 貸方 | 金額 |
|---|---|---|---|
| 仮払金 | 10,000円 | 普通預金 | 10,000円 |
この段階では、 まだ旅費交通費を計上していません。
その後、仕事で660円の電車に乗った場合
| 旅費交通費 | 660円 | 仮払金 | 660円 |
この時点で、 実際に事業のための交通サービスを利用したので、 660円を旅費交通費として計上します。
現役税務会計スタッフのワンポイント
チャージした10,000円をすぐ旅費交通費にすると、 年末にSuica残高が3,000円残っていても 10,000円全額を経費にしてしまう可能性があります。 「チャージ＝経費」ではなく「実際に使った内容＝経費」 と考えると整理しやすくなります。
交通系ICの勘定科目は何を使う？
交通系ICそのものに、 税務上必ずこの勘定科目を使わなければならない という決まりがあるわけではありません。
実務では、 チャージ残高を管理するために 仮払金などの資産科目 を使う方法があります。
| 取引 | 主な勘定科目 |
|---|---|
| Suica・PASMOへチャージ | 仮払金など |
| 仕事で電車・バスを利用 | 旅費交通費 |
| 事務用品を購入 | 消耗品費など |
| 個人用ICで事業交通費を支払った | 旅費交通費 / 事業主借 |
個人用Suica・PASMOで仕事の電車代を払った場合
個人事業主の場合、 プライベートで使っているSuica・PASMOを 仕事でも利用している方は多いでしょう。
個人用の交通系ICだからといって、 仕事で利用した電車代が 必要経費にならないわけではありません。
事業のための移動であれば、 その部分を 旅費交通費 として計上できます。
個人用Suicaで仕事の電車代660円を支払った場合
| 旅費交通費 | 660円 | 事業主借 | 660円 |
個人のお金で事業経費を負担したと考え、 「事業主借」 を使います。
この方法なら、 プライベート用Suicaへのチャージ全体を 事業帳簿へ入力する必要はありません。
仕事で使った交通費だけ を帳簿へ記録できます。
仕事とプライベートでSuicaを共用している場合
交通系ICを仕事・私用の両方で使っている場合、 チャージ額全体を経費にしてはいけません。
たとえば、 Suicaへ10,000円チャージして、
- 取引先への電車代：2,000円
- 仕事用の事務用品：1,000円
- プライベートの電車代：3,000円
- 私用の買い物：2,000円
- 残高：2,000円
だったとします。
この場合、 事業経費になる可能性があるのは 仕事に使った3,000円部分です。
残りの私用分や未使用残高を 旅費交通費にすることはできません。
「Suicaで払った＝旅費交通費」ではない
交通系ICは、 電車・バスだけでなく店舗・自動販売機などでも利用できます。 実際に何を購入したかによって勘定科目を判断しましょう。
Suicaでコンビニの事務用品を買った場合
たとえば、 事業用Suicaを使って コンビニで550円のノート・ペンを購入したとします。
交通系ICで支払っていますが、 購入したものは事務用品です。
したがって、 旅費交通費ではなく 「消耗品費」 などで処理します。
| 消耗品費 | 550円 | 仮払金 | 550円 |
つまり、 支払方法ではなく「何に使ったか」 で経費科目を決めます。
事業用Suicaでプライベートの買い物をした場合
事業専用として帳簿管理しているSuicaで、 私的な買い物をしてしまうこともあるでしょう。
この場合、 私的支出は必要経費にできません。
たとえば、 事業用Suicaから 私用の買い物1,100円を支払った場合には、
| 事業主貸 | 1,100円 | 仮払金 | 1,100円 |
などと処理します。
現役税務会計スタッフのワンポイント
Suica・PASMOを仕事とプライベートで頻繁に共用すると、 利用履歴を一件ずつ確認する作業が増えます。 取引が多い方は、 事業用と個人用の決済手段をできるだけ分ける と経理がかなり楽になります。
モバイルSuica・モバイルPASMOでも考え方は同じ
スマートフォンの モバイルSuica・モバイルPASMOを利用している場合でも、 基本的な考え方は同じです。
チャージした時点と、 実際に電車・バス・店舗などで使用した時点を分けて考えます。
たとえば、 事業用クレジットカードから モバイルSuicaへ10,000円チャージした場合です。
クレジットカードでチャージしたとき
| 仮払金 | 10,000円 | 未払金 | 10,000円 |
仕事で電車代880円を利用したとき
| 旅費交通費 | 880円 | 仮払金 | 880円 |
クレジットカード代金が銀行から引き落とされたとき
| 未払金 | 10,000円 | 普通預金 | 10,000円 |
Suicaの利用履歴は保存した方がいい？
個人事業主には、 売上や必要経費について帳簿へ記録し、 関係書類を保存する義務があります。
交通系ICを仕事で使った場合も、
- いつ利用したか
- いくら使ったか
- どの交通機関を利用したか
- 何の仕事のために移動したか
などが後から分かる状態にしておくことが重要です。
利用履歴だけでは 仕事目的かプライベート目的か判断できないこともあるため、 摘要欄などへ 「○○社訪問」「△△打合せ」 などと記録しておくと説明しやすくなります。
チャージ履歴だけでは経費の内容が分からない
「10,000円チャージ」という記録だけでは、 その10,000円を 電車に使ったのか、私用の買い物に使ったのか判断できません。 実際の利用内容が確認できる記録を残しておきましょう。
インボイス制度では3万円未満の電車・バスに特例がある
消費税の課税事業者は、 Suica・PASMOで支払った電車・バス代について、 インボイス制度も確認する必要があります。
原則として、 仕入税額控除には 帳簿と適格請求書等の保存が必要です。
ただし、 一定の 税込3万円未満の公共交通機関による旅客運送 については、 公共交通機関特例があります。
対象となる鉄道・バスなどであれば、 一定事項を記載した 帳簿のみの保存で仕入税額控除 を受けられます。
取引先への電車代：880円
↓
対象となる公共交通機関の3万円未満の旅客運送 → 一定事項を記載した帳簿のみで仕入税額控除が可能
3万円は「Suicaへのチャージ額」ではない
ここも注意したいポイントです。
公共交通機関特例の 「3万円未満」という判定を、
Suicaへいくらチャージしたか
で判断するわけではありません。
実際に行われた 公共交通機関による旅客運送の取引 について判定します。
コンビニでSuica払いした場合は公共交通機関特例ではない
交通系ICを使っていても、 コンビニ・店舗などで商品を購入した取引は 公共交通機関による旅客運送ではありません。
したがって、 「Suica払いだから3万円未満の公共交通機関特例」 とはなりません。
通常のインボイス制度のルールに従って、 領収書・レシート等の保存を確認します。
現役税務会計スタッフのワンポイント
インボイス制度では 「交通系ICで払ったか」ではなく、 何の取引に対して払ったかを見るのがポイントです。 電車代とコンビニ購入では、 同じSuica払いでも保存要件が異なる場合があります。
3万円以上の電車代ならどうする？
公共交通機関特例は、 原則として 税込3万円未満 の対象となる旅客運送です。
3万円以上の取引では、 原則として 仕入税額控除のために 適格請求書等の保存を確認する必要があります。
ただし、 乗車券が利用時に回収される場合など、 別の帳簿のみ保存特例に該当することもあります。
高額な新幹線・鉄道利用などでは、 利用した交通機関の案内も確認しておきましょう。
モバイルSuicaなどの電子データにも注意
スマートフォンアプリや クラウドサービスを利用して 交通系ICの支払データを電子的に受け取っている場合には、 電子帳簿保存法上の 電子取引データの保存 についても確認が必要です。
国税庁も、 交通系ICカードによる支払データなどを活用した クラウドサービスを電子取引の例として挙げています。
利用しているサービスから 取引情報を電子データで受領している場合は、 電子取引データの保存ルールに従って管理しましょう。
交通系ICのデポジットは経費？
物理カードの発行時などに、 返却すると返金される デポジット（預り金） が発生する場合があります。
返還されることが予定されているデポジットは、 通常の交通費とは性質が異なるため、 支払時にそのまま旅費交通費にするのではなく、 預け金などの資産科目 で管理する方法があります。
カード返却によってデポジットが返金された場合は、 その資産を取り崩します。
交通費をまとめて経費管理するなら事業用決済を分ける
仕事とプライベートで 同じSuica・PASMOを使っていると、 確定申告前に大量の利用履歴を確認することになります。
事業取引が増えてきた場合には、
- 事業用クレジットカード
- 事業用銀行口座
- 事業用の交通系IC
などをできる範囲で分けると、 帳簿付けがシンプルになります。
会計ソフトと連携すると交通費の記帳も効率化できる
出張・営業・取引先訪問などが多い個人事業主では、 交通費だけでも年間の取引件数がかなり多くなることがあります。
対応する銀行口座・クレジットカード・各種サービスを クラウド会計ソフトと連携すると、 取引データを利用して記帳を効率化できる場合があります。
特に、
- モバイルSuicaへカードで頻繁にチャージする
- 交通費が毎月多い
- 出張が多い
- カード明細もまとめて管理したい
という方は、 手入力を減らせるメリットが大きくなります。
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Suica・PASMOの経費チェックリスト
□ チャージ額をそのまま全額経費にしていない
□ 実際に何へ使ったか確認した
□ 電車・バス代は旅費交通費として処理した
□ 個人用ICなら事業主借を検討した
□ 私用分を必要経費に含めていない
□ 店舗購入を旅費交通費にしていない
□ 利用日・金額・仕事目的を確認できるようにした
□ 課税事業者は公共交通機関特例を確認した
□ 電子的に受領した取引データの保存方法を確認した
よくある質問
Q. Suicaへ1万円チャージしたら1万円を旅費交通費にできますか？
原則として、 チャージしただけでは 電車・バスを利用したわけではありません。
事業専用ICとして管理する場合は、 チャージ時に仮払金などとして記録し、 実際に事業で利用した時点で旅費交通費等へ振り替える 方法が分かりやすいです。
Q. 個人用Suicaで仕事の電車に乗っても経費になりますか？
はい。
事業のために必要な移動であれば、 個人用Suicaで支払ったことだけを理由に 必要経費にならないわけではありません。
「旅費交通費 / 事業主借」 などで処理できます。
Q. Suicaでコンビニの文房具を買ったら旅費交通費ですか？
いいえ。
支払方法がSuicaでも、 購入したものが文房具なら 消耗品費など、 取引内容に合った勘定科目 を使います。
Q. Suicaのプライベート利用も経費になりますか？
なりません。
仕事と私用が混ざっている場合は、 事業のために利用した部分だけを必要経費にします。
Q. モバイルSuicaでも仕訳は同じですか？
基本的な考え方は同じです。
チャージと実際の利用を分けて考え、 クレジットカードでチャージした場合には、 カード利用に伴う未払金処理も確認します。
Q. 電車代の領収書がなくてもインボイスは大丈夫ですか？
一定の税込3万円未満の公共交通機関による旅客運送については、 公共交通機関特例により、 一定事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除 が認められます。
すべての交通費・すべてのSuica払いに適用されるわけではないため、 取引内容を確認してください。
Q. Suicaの利用履歴は必要ですか？
利用履歴だけが唯一の証拠というわけではありませんが、 事業経費として記帳するなら、 日付・金額・取引内容・仕事との関係を 後から確認できるようにしておくことが重要です。
まとめ｜チャージではなく「実際に何へ使ったか」で経費を判断
Suica・PASMOなどの交通系ICで最も重要なのは、 チャージと利用を分けることです。
チャージした金額をそのまま旅費交通費にするのではなく、 実際に何へ使ったのか確認しましょう。
この記事のまとめ
・Suica・PASMOへのチャージ自体は原則旅費交通費ではない
・事業専用ICは仮払金などで残高管理できる
・仕事の電車・バス代は旅費交通費
・個人用ICで払った事業交通費は事業主借を使える
・店舗購入は実際の購入内容に応じた勘定科目を使う
・仕事と私用が混ざる場合は事業分だけ経費
・3万円未満の一定の公共交通機関にはインボイス特例がある
・利用履歴だけでなく仕事目的も分かるよう記録しておく
現役税務会計スタッフのワンポイント
交通系ICは便利な反面、 私用と事業用が混ざると帳簿確認に時間がかかります。 「チャージ額」ではなく「実際の利用内容」を基準に記帳し、 事業用決済をできるだけ分けることが、 経理をシンプルにするポイントです。
交通系ICの仕訳で迷っているケースはありますか？
「個人用Suicaを仕事でも使っている」 「オートチャージの場合は？」 「コンビニでもSuicaを使った」など、 記事を読んでも分かりにくかった点があればコメントで教えてください。 今後の記事・FAQ作成の参考にさせていただきます。
参考：公的情報
旅費交通費・帳簿保存・インボイス制度については、 国税庁の最新情報もあわせて確認してください。
No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存｜国税庁
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