【2026年最新】個人事業主の経費はどこまでOK？税務調査で落とせる基準とNG例・家事按分を現役プロが解説

「個人事業主の経費って、結局どこまで入れていいの？」
「スマホ代や自宅の家賃、車、飲食代まで経費にして大丈夫？」

個人事業主として確定申告をしていると、このような疑問を持つ方は非常に多いのではないでしょうか。

経費を漏れなく計上すれば所得を適正に計算できますが、だからといって「仕事で使った気がするものは何でも経費」になるわけではありません。

必要経費にできるかを判断するときに重要なのは、その支出が事業に必要なものなのか、そして事業との関係を客観的に説明できるかという点です。

私は現在、税務会計事務所で法人・個人事業主のお客様の会計・税務実務に携わっています。実務でも、「これは経費ですか？」という質問は非常によくあります。

そこで本記事では、個人事業主の経費について、基本的な判断基準・よく使う経費・家事按分・経費にならないもの・税務調査を意識した証拠の残し方まで、現役税務スタッフの視点から分かりやすく解説します。

個人事業主の「必要経費」とは？まず基本ルールを理解しよう

個人事業主の所得は、基本的に次のように計算します。

必要経費が増えれば事業所得は小さくなります。そのため、経費を正しく把握することは、確定申告だけでなく税負担を適正化するうえでも重要です。

ただし、「税金を減らしたいから経費を増やす」という順番で考えてはいけません。

先に「事業のために必要な支出が発生した」という事実があり、その結果として必要経費になる、という考え方が基本です。

経費になるかどうかを判断する3つのポイント

① その支出は事業に必要だったか

まず確認したいのが、「その支出をなぜしたのか？」です。

例えば、Webライターが取材のために交通費を支払ったのであれば、仕事との関係は比較的説明しやすいでしょう。

一方、家族旅行の新幹線代を「仕事のアイデアを考えたから出張費」とするのは、事業との関連性を説明するのが難しくなります。

② 金額や内容に合理性があるか

事業との関係があるからといって、必ず全額が必要経費になるとは限りません。

仕事とプライベートの両方で使っているものについては、事業で使用した部分と私生活で使用した部分を分ける必要があります。

代表例が、自宅家賃・スマホ代・インターネット代・自動車関連費です。

③ 第三者に説明できる資料があるか

経費判断では、領収書があることだけでなく、「なぜ事業に必要だったのか」まで説明できる状態にしておくことが重要です。

特に飲食代・交際費・出張費などは、領収書だけでは事業との関係が分かりません。

【一覧】個人事業主が経費にできる代表的な支出

個人事業主がよく使用する経費を大きく分類すると、次のようになります。

なお、勘定科目については「絶対にこの科目でなければならない」というものばかりではありません。取引内容に合った科目を選び、継続して同じ基準で処理することが大切です。

スマホ代・通信費は経費になる？

仕事専用のスマホを契約している場合は、事業との関連性を説明しやすい支出です。

一方、1台のスマホを仕事とプライベートの両方で使っている場合は、利用実態に応じて事業使用分を分けることを検討します。

例えば「平日は主に仕事で使用している」「通話履歴の多くが顧客との連絡」といった実態を踏まえて、合理的な割合を設定します。

車・ガソリン・駐車場代は経費になる？

営業、取引先訪問、仕入れ、出張など事業のために車を使用している場合、自動車に関する費用も必要経費になる可能性があります。

代表的なものには、ガソリン代、駐車場代、高速道路料金、車検費用、自動車保険料などがあります。

ただし、休日の買い物や家族でのドライブなどにも使用する自家用車であれば、すべてを事業経費にするのではなく、走行距離や使用日数など合理的な基準によって事業分を区分することが重要です。

スーツ・洋服・靴は経費になる？

服飾費は、経費判断で迷いやすい代表的な支出です。

「仕事の商談で着ているから」という理由だけで一律に経費と判断するのではなく、その服が事業のための支出であることをどこまで明確に説明できるかを考える必要があります。

私生活でも一般的に使用できる衣服と、職業上必要となる制服・衣装等では事情が異なります。

服飾費については職種や使用実態によって判断が分かれやすいため、個別記事で詳しく解説しています。

本・電子書籍・新聞代は経費になる？

業務に必要な知識を得るための書籍や専門誌、新聞、電子書籍などは、事業との関連性があれば必要経費として検討できます。

例えば税務ライターが税法の専門書を購入するケースと、趣味で小説を購入するケースでは、事業との関係が大きく異なります。

Kindleなどの電子書籍でも、紙の本と基本的な考え方が大きく変わるわけではなく、重要なのは購入形式ではなく「何のために購入したか」です。

ChatGPT・Canva・Adobeなどのサブスク代は経費になる？

現在の個人事業では、AI・デザイン・クラウドストレージなどの月額サービスを使用するケースも増えています。

例えば、ライティング業務のためのChatGPT、画像制作のためのCanva、デザイン・動画制作のためのAdobe製品など、事業で使用しているサービスであれば必要経費として検討できます。

一方で、仕事と私生活の両方で使用するサービスについては、利用実態を踏まえて判断する必要があります。

出張費・新幹線・ホテル代は経費になる？

取引先への訪問、商談、展示会への参加など、事業上必要な出張であれば、新幹線代・飛行機代・ホテル代・現地交通費などは必要経費として検討できます。

注意したいのは、出張にプライベート旅行を組み合わせた場合です。

この場合、すべてを出張費として処理するのではなく、事業に必要だった部分と私的部分を区分して考える必要があります。

飲食代はどこまで経費になる？

飲食代も、「飲食した」という事実だけでは経費になるか判断できません。

取引先との商談、顧客との打ち合わせなど事業上の目的があれば、接待交際費や会議費などとして処理できる可能性があります。

一方で、自分自身の通常の昼食や家族との食事など、一般的な生活費に該当するものまで経費にすることはできません。

自宅兼事務所の家賃・電気代は「家事按分」が重要

個人事業主の場合、仕事と私生活の両方に関係する支出が多く発生します。

代表例が、自宅兼事務所の家賃です。

例えば、自宅60㎡のうち15㎡を仕事専用スペースとして使用しているのであれば、床面積を一つの根拠として事業使用割合を検討できます。

重要なのは「25％なら安全」「50％なら危険」といった一律の割合ではありません。

実際の使用状況に合った合理的な基準になっているかが重要です。

個人事業主でも経費にならない代表的な支出

一方で、事業用口座や事業用クレジットカードから支払ったとしても、それだけで経費になるわけではありません。

所得税・住民税

個人の所得税や住民税は必要経費にはなりません。

一方、事業税は必要経費となり、固定資産税については事業に使用している部分が必要経費の対象となるなど、税金の種類によって取扱いが異なります。

純粋なプライベート支出

家族との私的な外食、プライベート旅行、日常生活のための買い物など、事業との関係がない生活費は必要経費にはなりません。

罰金・反則金など

罰金、科料、過料などについても、原則として必要経費にはなりません。

生計を一にする親族への家賃など

生計を一にする配偶者その他の親族へ支払う地代家賃などについても、原則として必要経費にはなりません。

親族への給与についても原則として必要経費になりませんが、青色申告の場合には、一定の要件を満たす「青色事業専従者給与」として必要経費にできる制度があります。

青色事業専従者給与は、単に家族へ給与を支払えばよいわけではありません。事前の届出、年齢、事業への従事状況、給与額の相当性などの要件を確認する必要があります。

経費を事業用カードで払っていない場合はどうする？

「仕事用の本を自分のプライベートカードで買ってしまった」

このような場合でも、事業に必要な支出であること自体が変わるわけではありません。

個人事業主の場合、事業と個人との資金移動を処理するために「事業主貸」「事業主借」という勘定科目を使用します。

そのため、事業用・個人用のお金が混ざった場合でも、適切な仕訳を行うことが重要です。

領収書があれば何でも経費になるわけではない

ここは非常に重要です。

領収書は「その金額を支払った」ことを示す重要な資料ですが、その支出が事業のためだったことまで自動的に証明してくれるわけではありません。

特に飲食費などは、領収書だけでは「誰と何のために食事をしたのか」が分かりません。

そのため、必要に応じて次のような情報も記録しておくと管理しやすくなります。

• 日付
• 支払先
• 金額
• 参加者・相手先
• 仕事上の目的
• 関連する案件・取引先

税務調査を意識して経費の「証拠」を残しておく

必要経費の処理では、確定申告書を提出するときだけではなく、後から内容を説明できるようにしておくことが重要です。

① 領収書・請求書だけで終わらせない

事業との関係が分かりにくい支出については、領収書の余白や会計ソフトの摘要欄などに目的を記録しておきましょう。

例えば、

のようにしておくと、数年後に確認する場合でも内容が分かります。

② 領収書がない場合も取引記録を残す

領収書が発行されない取引であっても、それだけで直ちに必要経費にならないわけではありません。

支払日・支払先・金額・内容などを記録し、銀行明細、クレジットカード明細、メール、請求書など、取引を確認できる資料を保存しておきましょう。

③ 家事按分の根拠を毎年確認する

仕事部屋を変更した、車の利用頻度が変わった、スマホを仕事専用にしたなど、使用状況が変化すれば合理的な按分割合も変わる可能性があります。

一度決めた割合を何年も無条件に使い続けるのではなく、実態が変わったときは見直しましょう。

経費を増やすこと自体を目的にしない

「12月だから節税のために何か買おう」と考える方もいます。

しかし、10万円の経費を使ったからといって、税金が10万円減るわけではありません。

例えば実効的な税負担を仮に30％として単純化すれば、10万円を余計に支出して減る税負担は概算3万円です。

経費管理はクラウド会計ソフトを使うと効率化できる

個人事業主の経費管理が大変になる大きな原因の一つが、銀行・クレジットカード・現金・領収書の情報がバラバラになることです。

クラウド会計ソフトを利用すると、銀行口座やクレジットカードの取引明細を取り込みながら記帳できるため、手入力の負担を減らせます。

特に取引数が増えてきた個人事業主の場合、

• 銀行・クレジットカード明細の取り込み
• 勘定科目の入力・管理
• 領収書・証憑の管理
• 家事按分
• 青色申告決算書の作成
• 確定申告書の作成

といった作業を一つの流れで管理しやすくなります。

ただし、会計ソフトが「この支出は税務上絶対に経費になる」と保証してくれるわけではありません。

最終的には取引の実態を踏まえて判断する必要があります。そのうえで、日々の記帳や証憑管理を効率化するツールとして活用するのがおすすめです。

個人事業主の経費についてよくある質問

Q. 領収書がないと経費にできませんか？

A. 領収書がないことだけで直ちに経費にならないとは限りません。

銀行振込記録、クレジットカード明細、請求書、メールなど、支出の事実と事業との関係を確認できる資料を保存しましょう。

Q. プライベートのクレジットカードで払ったものも経費になりますか？

A. 支払手段だけで経費性が決まるわけではありません。

事業に必要な支出であれば、個人カードで支払った場合でも、個人事業主では「事業主借」などを使って適切に記帳できます。

Q. 仕事とプライベートで半分ずつ使っていれば50％経費でいいですか？

A. 実際の利用実態が50％程度で、その割合を合理的に説明できるかが重要です。

「みんな50％くらいだから」という理由だけで決めるのではなく、使用時間・床面積・走行距離など、その支出に適した基準を使いましょう。

Q. 経費に上限はありますか？

「個人事業主の経費は年間○万円まで」という一律の上限があるわけではありません。

ただし、支出の種類によって個別の税務ルールがあります。また、金額が大きい設備等は購入時に全額を必要経費にするのではなく、資産として計上し、減価償却が必要になる場合があります。

まとめ：経費は「事業との関連性＋合理的な根拠」で判断しよう

個人事業主の経費について最も重要なのは、単に領収書があるかではなく、「なぜこの支出が事業に必要だったのか」を説明できることです。

必要経費を正しく計上することは、単なる節税テクニックではありません。

事業の本当の利益を把握し、正しい確定申告を行うための基本です。

「これは経費になるかな？」と迷ったときは、金額だけで判断するのではなく、まず「第三者に事業との関係を説明できるか？」と考えてみてください。

日々の経費を正しく整理し、帳簿・領収書・証拠をきちんと残しながら、安心して事業を成長させていきましょう。